Stiinta & Tehnologie

# sistem de pontaj #cititoare de cartele

Cititoare de cartela, cartele cu amprenta incorporata, control acces, pontaj!

Modul in care resursa umana circula intr-o companie este o tema importanta cu implicatii in multe directii: acces, pontaj, salarizare, siguranta prezentei, HR, siguranta datelor, etc.

Odata cu evolutia comportamentului managerial al companiilor au crescut si evoluat si nevoile privind monitorizarea exacta, sigura si in timp real a accesului, dar si posibilitatea de a accesa aceste date din exterior, pe diferite nivele de acces la informatie, in mod automat, centralizat.

intrebarile cele mai frecvente pe care companiile si le pun sunt:

  1. Care este ora exacta la care vine/pleaca fiecare persoana din companie?
  2. in ce sectii circula in timpul zilei? Cat timp petrec in fiecare sectie?
  3. Este cu siguranta persoana care a pontat aceeasi cu cea care a fost prezenta?
  4. Cate pauze ia un angajat/zi si cat sunt acestea cumulate ca timp/zi/luna?
  5. Cate ore/luna lucreaza un angajat, din care cat sunt pauzele de masa sau de tigara?
  6. Care sunt angajatii care frecvent intarzie si in medie cat timp? Dar cei care mereu sunt punctuali?

Numarul de angajati si modelul de management sunt doi dintre cei mai importanti factori care influenteaza solutiile pe care companiile le aleg pentru a raspunde la aceste intrebari.

In companiile cu numar mic de angajati in care managementul este realizat de catre proprietar de cele mai multe ori, monitorizarea resursei umane este realizata de acesta in mod direct, vizualizand si urmarind fiecare din aspectele de mai sus, luand masuri imediate. Inclinatiile profesionale ale managerilor spre informatica si informatizare fac totusi ca si in companiile mici sa apara nevoia automatizarii, mai ales din pespectiva exactitatii si a trasparentei informatiei.

Companiile cu numar mare de angajati sunt marcate de 2 mari influente, respectiv management autohton si sisteme integrate internationale la care acestea se aliniaza. Prima categorie are ca trend decizional ceea ce managementul local, de obicei o echipa formata din manager general+ Hr+IT considera cel mai potrivit sistem pe care sa il implementeze pentru aceaste servicii. A doua categorie se alininiaza la sistemele ERP ale companiei-mama, adaptate specificului local ( legislatie, mod de operare in Romania).

 

Principalele moduri in care monitorizarea/control accesul si pontajul se pot realiza, gradual in functie de complexitate si nevoia de prelucrare, de la sistemele clasice pana la cele integrate sunt:

  • condica de prezenta de mana;
  • completare manuala de catre o singura persoana/fiecare persoana a unui tabel simplu, de cele mai multe ori in format excel;
  • sistemul de acces SI/SAU monitorizare/pontaj pe baza de:
  • cititor de cartela si cartela personala;
  • cititor biometric, scanand amprenta personala;
  • cititor de cartela cu amprenta incorporata;
  • recunoastere faciala si perimetrala;
  • aplicatii online, solutii in cloud.

Indiferent de modul de monitorizare ales, 2 aspecte vor fi mereu in vizor in momentul configurarii deciziei: control accesul si colectarea pontarilor.

Acesti doi parametrii vor diferentia clar procesul decizional in fiecare companie.

Sistemele bazate pe control acces presupun din start si componenta hardware ( turnichet, cititor de cartela, bariera..etc) , crescand pe de o parte investitia, mai ales in cazul companiilor cu mai multe puncte de lucru, iar pe de alta parte limitand posibilitatile oferite de solutiile online privind pontarea pentru persoanele aflate pe teren, deplasare, puncte de service la client. in schimb, ele ofera in cele mai multe cazuri posibilitatea achizitiei unei licente fixe, instalata local, cu o investitie controlata.

Pontarea in aceste sisteme depinde de sistemul ales, primand siguranta momentului pontarii, nu si a persoanei. Singura situatie in care acest lucru cumuleaza si ora exacta a prezentei, cat si persoana in sine este cititorul biometric. Insa aici intervin din luna mai 2018 reglementarile GDPR(prelucrarea datelor cu caracter personal). Te sfatuim sa te informezi bine inainte de a alege cititoarele biometrice, acestea sunt considerate dpdv GDPR ca masura excesiva pentru a fi folosita in pontare, datorita informatiilor cu caracter personal pe care le utilizeaza.

Exista doua solutii tehnice care pot sa rezolve aceste situatii, si totusi conforme GDPR:

1/fara control acces: solutii in cloud, online, cu pontare sigura cu preluare de ora exacta automat, si semnatura angajatului, pe un device ( tableta, telefon) de exemplu sistemul de pontaj Optimoo ( www.Optimoo.ro).

2/ cu control acces: cititoare de cartela care citesc cartele cu amprenta incorporata, unica pentru fiecare utilizator, cartela fiind a angajatului, datele sunt stocate strict la el, si nu in societate. ( de exemplu noile cartele cu amprenta incorporata, produse de SVTech, impreuna cu cititoarele X-STAL produse tot de acestia ( www.svtech.ro/).

Cadrul legal al Legislatiei Muncii are si el un cuvant de spus peste toata clasificarea de mai sus, mai ales din pespectiva modificarilor din 15 august 2017, pe OUG.. care impune ca fiecare societate comerciala, indiferent de domeniu de activitate sau dimensiune, sa tina o evidenta a orelor de intrare/iesire a resursei umane, pe care sa o prezinte in cazul unui control al organelor ITM. Astfel, de la sfarsitul anului trecut, vechea condica de prezenta a fost reactivata in multe din companiile din Romania, acolo unde evidenta resursei umane nu era realizata deloc. Companiile care foloseau deja un soft/sistem informatic in acest sens au apelat doar la extensii ale acestora.

Oricum, indiferent de ce platforma alegeti, verificati:

  1. colectarea sa se faca prin preluarea automata a orei de intrare ( si nu introducerea manuala);
  2. accesul la date si pontarea sa se poata face si de la distanta, pe nivele de acces;
  3. angajatii sa poata accesa propria situatie lunara;
  4. sistemul sa fie conform cerintelor GDPR;
  5. sa existe raportul cu "orele intrare/iesire" conform cerintelor GDPR;
  6. sistemul sa permita export in sistemele contabile cele mai uzuale;
  7. sa existe departament de suport tehnic local, care sa te ajute sa folosesti la maxim setarile.

Advertorial

  •  
  •  

Articol scris de

Vezi toate articolele

Articole din stiinta-tehnologie

Expertul Acasa.ro, Coca Maria Miorica, economist: Revolutia fiscala - ce venituri vom avea din ianuarie 2018

Experti Financiar

Expertul Acasa.ro, Coca Maria Miorica, economist: Ce este si ce implicatii are Split TVA?

Experti Financiar

Expertul Acasa.ro, Coca Maria Miorica, economist: Ce se intampla cu salariatii part-time de luna aceasta. Tot ce trebuie sa stii

Experti Financiar

Sfatul expertului


Citeste pe divahair.ro

Top

Cauta-ti perechea

Sfatul expertului

Expertul Acasa.ro, Cosmina Marinescu: Rolul tatalului in stabilirea bugetului familiei

Expertul Acasa.ro, Cosmina Marinescu, consilier financiar

Pune o intrebare

Acest site foloseste cookies, pentru a-ti oferi o experienta cat mai placuta pe site. Daca ai nevoie de multe detalii despre cum functioneaza acestea, citeste aici.