Folosesti in mod regulat e-mailul de serviciu, iar acesta reprezinta unul dintre principalele mijloace de comunicare intre tine, seful tau si colegi. Cu toate acestea, char si un simplu e-mail poate deveni destul de iritant atunci cand nu reusesti sa iti faci mesajul inteles.
Iata cateva gresele frecvente pe care angajatii le fac atunci cand redacteaza un e-mail.
Nu se intelege care este subiectul
Rubrica in care trebuie sa completezi subiectul mesajului ii anunta pe ceilalti care este continutul acestuia si daca sunt interesati sa il citeasca.
Seful tau sau chiar si alti angajati primesc zilnic o gramada de e-mailuri si nu au timp sa le deschida chiar pe toate. Atunci cand un mesaj prezinta la linia subiectului o descriere vaga, este destul de frustrant pentru ceilalti sa isi pairda timpul cu ceva neimportant doar pentru ca nu au stiut despre ce este vorba.
Semnaleaza in subiect daca e-mailul este unul important sau nu si alege-ti cuvintele cu grija astfel incat sa se inteleaga clar ce contine e-mailul.
Nu te semnezi
Lucrezi intr-un mediu profesionist, asa ca este important ca fiecare e-mail sa contina semnatura ta impreuna cu informatii despre diferitele modalitati prin care poti fi contactat: e-mail, telefon, fax , adresa de la serviciu etc. Semnatura este importanta pentru persoanele din afara companiei sau pentru cei carora mesajul tau a fost redirectionat.
Folosesti limbaj de messenger
Multe persoane prefera sa adopte un limbaj mai casual atunci cand vine vorba despre redactarea unui e-mail. Ceea ce scrii devine insa o reflectie personala a ceea ce esti, asa ca atunci cand vine vorba despre e-mailurile la locul de munca, foloseste o gramatica adecvata si elimina prescurtarile specifice chatului. Mesajul tau poate fi transmis si altor persoane, asa ca vei face o impresie proasta daca acesta contine prea multe sau greseli de gramatica.
Nu esti pe subiect
Te invarti in jurul subiectului, de aceea e-mailul tau a capata proportiile unui roman. Incearca sa folosesti propozitii scurte, sa delimitezi e-mailul in paragrafe si sa nu te abati de la subiect sau sa povestesti mult prea mult, pentru a facilita citirea acestuia. In acelasi timp insa, nu trimite e-mailuri atat de scurte si la obiect incat nimeni sa nu mai inteleaga nimic.
Folosesti CAPS LOCK
Unele persoane prefera sa foloseasca, atat in e-mail cat si pe chat, litere majuscule. Pentru unii insa, acest obicei denota mai mult tipete, disperare, si cel mai important, deranjeaza, pentru ca este mai greu de citit. Rezista tentatiei de a scrie cu majuscule si foloseste litere normale.
Faci impresie gresita
Atunci cand vrei sa faci o gluma sau scrii un e-mail intr-o nota mai ironica, mesajul tau ar putea fi interpretat gresit de catre cei care nu iti cunosc prea bine simtul umorului. De asemenea, risti sa jignesti pe cineva si sa dai mesajului tau o alta nota decat tonul pe care ti-l doreai. Lasa glumele la o parte pentru discutiile fata in fata si elimina astfel interpretarile gresite.
Trimiti e-mailul in mod gresit si altor persoane
Inainte de a trimite un e-mail, verifica de mai multe ori persoanele inscrise la destinatar. Multe programe de e-mail completeaza automat aceasta casuta folosindu-se de prima litera tastata de tine sau de persoanele carora le trimtii e-mailuri in mod frecvent.
Amesteci lucrurile personale cu serviciul
Atunci cand trimiti informatii de natura personala, risti ca acestea sa devina cunoscute si pentru ceilalti. Sunt sanse mari ca e-mailul de serviciu sa nu fie confidential , cel putin nu fata de angajatorului tau. Foloseste-ti e-mailul personal pentru a discuta despre tine cu alti angajati si lasa informatiile legate de munca pentru e-mailul de serviciu.
Sursa foto : image1.masterfile.com
