Daca e-mailul de la munca ar veni si cu instructiuni de folosire, atunci cu siguranta una dintre regulile mentionate ar fi utilizarea cu mare atentie a acestuia. De cele mai multe ori, angajatii nu realizeaza faptul ca tot ceea ce se afla la serviciu – birou, calculator, e-mail, nu le apartine.

Pe de alta parte insa, angajatorii au un ascutit simt al proprietatii si nu fac niciun fel de compromis, considerand ca tot ceea ce provine de la firma respectiva le apartine, si in consecinta, pot dispune de acestea in orice fel doresc.
 

Ambele parti gresesc
 

"Angajatii nu au niciun drept asupra contului de e-mail”, spune Richard Cellini , vicepresedinte al companiei Integrity Interactive. "Totul, de la computer la birou si scaune apartine companiei. Nu conteaza ce sistem se foloseste in cadrul firmei respective, e-mailul apartine angajatorului, nu angajatului. Poate ca nu ne place situatia, insa trebuie sa fim constienti de aceasta”, mentioneaza Cellini.


Pe de alta parte insa, foarte multi dintre angajati nu sunt constienti de aceasta situatie, pentru ca nu sunt instiintati in niciun fel. Conform unui studiu realizat de Forrester Consulting in 2007, mai mult de 10% dintre companiile participante au declarat ca nu exista nicio polita formala care sa stabileasca niste reguli stricte in legatura cu apartenenta si utilizarea e-mailului. Pentru companiile care insa si-au definit reguli, acestea sunt deseori atat de lungi si incalcite incat angajatul renunta din start in a le mai citi.

Un lucru este sigur, utilizarea necorespunzatoare a contului de e-mail de la serviciu iti poate aduce probleme. Iata cateva indicatii de care trebuie sa tii cont atunci cand iti folosesti adresa de e-mail de la locul de munca:
 

• Companiile isi fac griji atunci cand subiectele de e-mail ating teme sensibile pentru oricine, care pot fi considerate jignitoare. Asadar, indiferent cu cine ai discuta, ar fi indicat ca subiectul abordat in e-mail sa nu fie unul discriminator, sa nu aiba o tenta de hartuire a destinatarului sau sa contina comentarii obscene ori vulgare. De asemenea, angajatorului nu ii va fi pe plac daca discuti la serviciu pe marginea unor subiecte care tin de sexualitate, de religie, politica sau firmele aflate in competitie.

• Asigura -te ca e-mailurile tale sunt la obiect, specifica detaliile lucrurilor de discutat, pentru a evita confuziile.

• Nu oferi informatii confidentiale legate de firma, chiar daca sunt bazate pe fapte reale sau pe presupunerile tale.

• Nu trimite e-mailuri inutile. Intreaba-te daca ai intr-adevar ceva de spus.

Pentru a fi sigur ca e-mailul tau indeplineste conditiile impuse de firma, trebuie doar sa iti supui stilul de scris si informatia mentionata unui simplu test.

• Intreaba-te cum te-ai simti daca de exmp[lu, mailul respectiv ar aparea pe internet sau intr-un ziar. Ar exista lucruri care te-ar pune in dificultate?

• Cum te-ai simti daca anumite fraze ar fi scoase din context? Ar exista posibilitatea ca acestea sa fie interpretate gresit?

• E-mailul trimis ofera o imagine pozitiva a firmei sau dimpotriva, o pune intr-o pozitie nefavorabila?

Pregateste-te sa suporti consecintele
 

Impactul negativ al unui e-mail poate avea consecinte destul de serioase asupra locului tau de munca. De la un simplu avertisment pana la pierderea jobului nu este decat un pas. Cel mai indicat ar fi sa iti utilizezi e-mailul de la serviciu doar in scopuri profesionale si sa iti verifici ideile de doua ori inainte sa trimiti respectivul mail. In orice moment, informatia pe care o credeai confidentiala poate ajunge pe mana angajatorilor, iar cand acest lucru se va intampla, ar fi bine daca nu ai avea nimic de ascuns.