Cariera

#angajat #cum sa fii eficient #eficienta #serviciu #cariera

Eficienta la birou, un ajutor atat pentru angajat, cat si pentru firma

Intr-o perioada in care firmele isi micsoreaza cheltuielile, inclusiv prin reduceri de personal si incearca cresterea productivitatii, un angajat eficient este foarte dorit. Astfel ca angajatii trebuie sa incerce sa isi imbunatateasca modul de lucru, pentru a fi mai competitivi, mai eficienti.

“Eficient la serviciu nu inseamna sa grabesti lucrurile, ci sa le gandesti clar, la rece si sa le faci cum trebuie, cand trebuie, astfel incat si firma in care lucrezi sa avanseze, si tu sa te dezvolti. Aceasta este parerea Mihaelei Pintilie, consilier de recrutare, care adauga faptul ca probabil cel mai la indemana secret pentru eficienta la serviciu este organizarea.

Organizarea la serviciu are mai multe segmente, printre care organizarea timpului, organizarea spatiului si organizarea sarcinilor care trebuiesc indeplinite.

Biroul curat ajuta la eficienta

In ce priveste organizarea spatiului, aceasta ar trebui sa se faca astfel incat documentele importante sa fie la indemana iar restul sa nu stea intr-o gramada haotica. Biroul de lucru ar trebui sa fie cat mai liber si ordonat, iar documentele ar trebui, cel mai bine, sa stea in dosare, sertare, tavite, cu documentele cele mai importante deasupra. In plus, cele de care nu mai e nevoie ar trebui aruncate, iar cele de care ar mai putea fi nevoie la un moment dat, arhivate.

In acelasi segment, al spatiului de lucru, ar trebui sa se inscrie si calculatorul, in care documentele ar trebui grupate in fisiere, pentru a putea fi gasite usor. Dezordinea in calculator poate fi cauza multor neplaceri, inclusiv a pierderilor de timp care pot duce la ineficienta. Agenda, pixul, telefonul si alte instrumente necesare ar trebui sa se afle si ele aproape, la indemana.

Pauza de masa este pauza de masa

"Eficienta este perfecta atata timp cat chiar te dovedesti eficient”, spunea Sebastian Bailey, specialist in exercitii de concentrare si imbunatatire a performantelor mentale. El si specialistii in domeniu recomanda ca in fiecare seara angajatii sa isi treaca in agenda programul pentru a doua zi, pe care sa il si respecte. In plus, sunt indicate exercitiile zilnice de concentrare, dar si pauzele de 10 minute o data la doua ore , in care cel mai bine ar fi ca fiecare angajat sa iasa la aer, pentru a-si oxigena organismul. De asemenea, este indicat ca masa sa fie servita nu la birou, in fata calculatorului sau efectiv pe masa, ci intr-o pauza de recreere - altfel spus pauza de masa ar trebui folosita pentru masa.

In plus, specialistii recomanda ca spatiul de lucru sa fie amenajat intr-un mod cat mai placut: in culori pastelate, bine iluminat, sa fie aerisit, sa aiba temperatura constanta si poate chiar o planta de interior. 

“In ce priveste managementul timpului , cei mai eficienti sunt de obicei angajatii care isi organizeaza timpul si activitatile. Daca trimiti intai mailurile importante si faci intai cele mai importante taskuri, dar fara sa le intrerupui cu alte activitati, decat daca respectivele evenimente sunt extrem de urgente, atunci mai mult ca sigur vei termina la timp toate treburile. Cei care se lasa atrasi in asa numitele maimute – taskuri capcana mancatoare de timp, au o eficienta mult mai scazuta”, a constatat George Rosu, consultant de recrutare.

Socializarea este si ea importanta pentru angajati, insa nu in “pauze lungi si dese”. Pentru ca pauzele lungi duc la deconcentrare si astfel, la o eficienta mai scazuta.

Gruparea taskurilor, importanta

Este bine si ca sarcinile sa fie grupate in functie de importanta, dificultate, dar si de timpul necesar pentru rezolvarea lor. Astfel, sarcinile importante, dar care necesita mai putin timp pentru a fi rezolvate ar trebui sa intre in atentia angajatului primele, pentru a nu fi uitate sau amanate din cauza celor care iau mai mult timp. “De foarte multe ori m-am inselat in calcularea timpului: am luat taskurile mai grele primele, m-am luat cu ele si am uitat sa le fac si pe acelea mai usoare, ori le-am facut pe ultima suta de metri, asa ca nu le-am rezolvat la capacitate maxima”, marturiseste Silvia, asistent manager.

In plus, o zi de lucru ar trebui sa se incheie cu alcatuirea unei liste cu ce ar fi important de facut a doua zi, asa numita “to do list”, care sa ii aminteasca angajatului cele mai importante taskuri pe care le are de facut in respectiva zi.

  •   2009-01-13
  •  
  •   comentarii

Articol scris de

Laura Jigau

Vezi toate articolele

Articole din cariera

Sfatul expertului

Expertul Acasa.ro, psihologul Cristina-Andreea Dumitras: Cum iti gasesti un job pe timp de criza?

Expertul Acasa.ro, psihologul Cristina-Andreea Dumitras

Pune o intrebare


Citeste pe Romaniatv

Cauta-ti perechea

Sfatul expertului

Expertul Acasa.ro, Ovidiu Leonte: Vehiculele electrice vor reduce poluarea cu peste 20%

Expertul Acasa.ro, Ovidiu Leonte, specialist IT&C

Pune o intrebare