Spatiul tau de lucru este cel care este de multe ori un fel de carte de vizita a ta, la birou. Modul in care iti organizezi acest spatiu este important nu numai pentru modul in care ceilalti te vor privi la serviciu, insa si pentru ca acest loc este cel in care tu iti petreci cel putin opt ore pe zi. Iata cateva sfaturi de organizare a spatiului de lucru pentru a-ti incuraja productivitatea.

Pasi de urmat :

Pasul 1: Aseaza-ti monitorul computerului exact in fata ta daca vrei sa descurajezi oamenii din a-ti intrerupe munca.

Pasul 2: Pozitioneaza-ti biroul astfel incat sa-I vezi pe cei care se apropie de usa ta.

Pasul 3: Evita sa lasi scaune in plus pe langa birou pentru a minimiza distragerile.

Pasul 4: Pastreaza hartiile sau echipamentele de care ai nevoie cat mai la indemana. Telefonul, computerul, calimara cu cerneala (in cazul in care scrii cu stiloul), cartusele pentru imprimanta si fax ar trebui sa fie cat mai aproape de tine, in cazul in care le folosesti des.

Pasul 5: Aseaza in apropiere un calendar si un ceas. Incearca sa folosesti un calendar care poate fi asezat pe peretele de langa tine si pe care sa poti nota cu markerul diverse lucruri importante (precum dead-line-uri pentru proiecte, datele intalnirilor importante etc.).

Pasul 6: Pe birou tine hartie si materialele de care ai nevoie numai pentru proiectul la care lucrezi.

Pasul 7: Stabileste-ti un sistem de “umplere” si “golire” a biroului tau astfel incat sa ramana cat mai curat, dar si organizat. Pastreaza-ti hartiile proiectului la care lucrezi in sertarul biroului sau intr-un fiset(dulap) la care sa ajungi usor, sa nu fie prea departe de biroul tau. In cazul in care nu-ti mai ajunge spatiul pe care il ai, depoziteaza in alta parte hartiile si lucrurille pe care nu le folosesti foarte des in timpul lucrului. Insa doar pentru o perioada de timp.

Pasul 8: Eticheteaza numele de fisiere astfel incat sa fie clare si incearca si codarea dupa culori pentru a-ti pastra documentele si dosarele cat mai bine organizate. Aseaza-le, arhiveaza-le in ordine alfabetica . 

Pasul 9: Aranjeaza-ti pe birou un spatiu care sa cuprinda o parte de Inbox si o alta de Outbox – in prima vei aseza/iti vor fi asezate documentele pe care le-ai primit, in timp ce in Outbox vei lasa documentele pe care le-ai terminat inainte de a le inmana celor la care trebuie sa ajunga.   

Pasul 10: Citeste documentele primite in sectiunea de Inbox cu un marker in mana si subliniaza dead-line-urile si numerele de telefon importante. Rezolva imediat documentele urgente iar pe cele care mai sufera amanare aseaza-le in teancul de documente “de rezolvat” pe parcurs. Pe cele care nu sunt importante, arunca-le.   

Pasul 11: Curata biroul la sfarsitul zilei, notand ce ai de lucru a doua zi, in functie de urgenta.

Sfaturi & Avertismente:

•    Da nume logice si clare documentelor pentru o cautare cat mai usoara atunci cand vei avea nevoie de ele.

•    Incearca sa folosesti un organizator pentru pixuri, creioane, rigle, foarfeci, lipici si alte lucruri de care ai nevoie.

•    Din cand in cand verifica daca mai exista tus in cartusele de la imprimanta si fax, dar si hard-disk-ul computerului sa vezi daca mai exista spatiu. Din calculator sterge materialele vechi, mai ales pe cele peste care nu te-ai mai uitat de mai mult de un an. Pastreaza insa documentele contabile precum cele referitoare la incasari sau impozite, acestea trebuie pastrate pentru aproximativ sapte ani.

•    Atunci cand inlocuiesti lucruri, fa-o in acelasi loc de fiecare data.

•    Nu folosi biletele care se lipesc, mai ales pentru lucruri importante – de cele mai multe ori cad de unde le-ai lipit, iar unele se pierd.

•    Evita sa-ti aglomerezi biroul cu hartii. Inevitabil, in cazul in care acest lucru se intampla, ai putea pierde sau incurca documente importante.

Daca ne poti oferi si alte sfaturi despre cum iti organizezi spatiul de lucru, scrie-ne.